3 aspectos fundamentales para una gestión eficaz del tiempo en la oficina -12-

 

‘‘Quién me ha robado el mes de abril

Cómo pudo sucederme a mí…’’

Joaquín Sabina

 

Hace un par de semanas te deje 3 claves para aumentar tu productividad y quiero seguir ofreciéndote más claves.

Parece que cada día tenemos menos tiempo, que pasa más rápido,  este mundo se mueve cada vez más deprisa y se nos hace más difícil administrar y gestionar nuestro tiempo. En ocasiones se vuelve misión imposible cuadrar nuestros horarios y llegar con puntualidad a todo.

Es muy habitual dejarnos llevar por el ritmo frenético de las empresas y no ser nosotros quien estipulemos nuestro propio ritmo. Para poder llegar a todo es necesario tener cierta organización y durante las próximas semanas te iré haciendo recomendaciones para que puedas incluir en tu día a día y crees nuevos hábitos que son los que te ayudarán a tener una mejor organización y llegar a todo.

Sigamos con estas…

  1. Clasifica tus tareas.

Que las tareas no se apoderen de ti. Toma nota y papel y divide tus tareas, las más rutinarias, las más creativas, las importantes… Y así cada vez que te llegue una nueva tarea la identificas en esas listas que en la siguiente recomendación te digo como gestionar.

  1. Crea bloques para cada tarea.

Desde que Henry Ford popularizó la cadena de montaje se ha ido especializando y de ella podemos sacar esta recomendación. Al agrupar las tareas similares por bloques haremos casi por repetición las cosas así  podremos focalizarnos más y ser más rápidos. Con esto evitamos estar saltando de una tarea de repetición y monótona a una creativa y vuelta a otra de repetición. Por ejemplo crea un bloque de 20 minutos a la recepción del correo, otro bloque de 30 minutos para facturación y así con cada bloque, el tiempo lo debes ir controlando aunque si dejas tiempo de sobra llegarás mejor, tendrás más margen de maniobra y siempre podrás adelantar otra tarea.

  1. Captura las ideas.

Ten a mano una libreta y un bolígrafo y toma nota de esas cosas que te vienen a la cabeza y hazlo perdiendo el mínimo tiempo posible para así no apartar mucho la concentración de lo que estabas y te cueste menos volver al hilo de la misma para poder terminarla en tiempo y forma.

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Que pases un excelente día.

Dania Artiles